Reingeniería de procesos para preparar una empresa para la expansión
Una empresa con potencial de expansión enfrentaba procesos obsoletos, sistemas desconectados y una alta dependencia de controles manuales. IGNIUS realizó la reingeniería de 10 procesos para mejorar su operación, reducir retrabajos y preparar las bases para una futura digitalización y expansión.
El reto
La empresa tenía un producto exitoso y un importante potencial de crecimiento, pero su expansión estaba limitada por una estructura de procesos que no podía sostener el crecimiento hacia otros estados.
Necesitaban documentar y rediseñar sus procesos para construir posteriormente un sistema de información y un ERP a la medida que les permitiera abandonar la dependencia del papel y contar con una operación mucho más integrada.
El diagnóstico reveló un problema mucho mayor
Cuando se inició el diagnóstico apareció una realidad que iba mucho más allá de la falta de tecnología.
La organización utilizaba diferentes sistemas que no estaban conectados entre sí. El sistema especializado de su sector era el que mejor aprovechaban, pero gran parte de la operación administrativa dependía de Excel y de controles manuales.
Además, existía una burocracia considerable. A pesar del tamaño de la empresa y del volumen de negocio que manejaba, muchos controles seguían realizándose manualmente, lo que hacía más lentos los procesos administrativos y terminaba afectando también a la operación.
Procesos certificados, pero no vividos
Durante la valoración de la realidad de la organización se descubrió otro elemento importante.
La empresa estaba certificada bajo ISO, pero sus procesos no formaban parte de la operación cotidiana de las personas.
Se vivían principalmente cuando se acercaba una auditoría externa o durante la preparación de esa auditoría mediante revisiones internas.
Los procesos eran demasiado robustos, contenían ineficiencias documentadas y, además, muchos de ellos ya estaban obsoletos.
El problema no era que la organización careciera de procesos.
El problema era que los procesos existentes ya no respondían a las necesidades reales de la operación.
La reingeniería de procesos
A partir del diagnóstico se propuso realizar una reingeniería de los procesos de toda la organización con un objetivo central: conectarlos y rediseñarlos para que pudieran responder a las nuevas necesidades de crecimiento.
Se trabajaron diez procesos mediante talleres de cuatro días.
El punto de partida de cada uno fue identificar el producto final valioso de cada departamento o proceso.
A partir de ahí se diseñaron nuevos procesos bajo premisas muy concretas:
Mejorar los tiempos de respuesta.
Conectar la operación a un solo sistema.
Incrementar la productividad del talento.
Reducir retrabajos.
Disminuir mermas.
Eliminar actividades que no agregaban valor.
Reducir las horas extras que estaba pagando la empresa.
La transformación comenzó con las personas
Una de las decisiones más importantes del proyecto fue involucrar en cada taller a las personas que realmente intervenían en el proceso.
Participaron proveedores, clientes internos, procesos de soporte y responsables de autoridad.
Esto permitió incorporar diferentes perspectivas antes de definir cómo debía funcionar cada proceso.
La reingeniería no consistió simplemente en documentar procedimientos.
Consistió en reconstruir la forma de trabajar teniendo en cuenta a todos los actores involucrados.
Lo que cambió
El proyecto permitió rediseñar diez procesos de la organización y establecer una nueva base de trabajo orientada hacia una operación más conectada, productiva y preparada para la digitalización.
Los procesos fueron estructurados con criterios de tiempo de respuesta, productividad y eliminación de desperdicios.
Además, la documentación y rediseño de los procesos generaron las bases necesarias para avanzar posteriormente hacia un sistema de información y un ERP a la medida.
El impacto en la organización
El mayor impacto del proyecto no estuvo únicamente en documentar procesos.
Estuvo en preparar a la organización para una nueva etapa de crecimiento.
La empresa pasó de operar con múltiples sistemas desconectados, Excel y controles manuales a contar con procesos rediseñados bajo una lógica de integración y productividad.
Esto permitió establecer una base mucho más sólida para la expansión hacia otros estados y para la futura transformación digital de la organización.
El mayor aprendizaje
Una expansión empresarial no puede sostenerse únicamente con un buen producto.
Cuando los procesos no están preparados para crecer, la propia operación termina convirtiéndose en una limitante.
Antes de automatizar o incorporar tecnología, es necesario comprender cómo funciona realmente la organización, eliminar ineficiencias y diseñar procesos que puedan sostener el crecimiento.
La tecnología puede conectar los procesos.
Pero primero hay que asegurarse de que los procesos que se van a conectar realmente funcionen.
Conclusión
Preparar una empresa para expandirse no significa solamente abrir nuevas operaciones en otros estados.
Significa construir una organización capaz de responder de manera consistente cuando el volumen, la complejidad y las demandas aumentan.
En este caso, la reingeniería de procesos permitió establecer esa base: diez procesos fueron revisados y rediseñados con la participación de los diferentes actores de la operación, sentando las condiciones para una futura digitalización y expansión.
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